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POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento de los deberes legales y reglamentarios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y cualquier legislación local aplicable de protección de datos, SW Software y Soluciones Web SAS en adelante SW, con NIT 900785859-2, con sus productos Plataforma académica SWColegios y APP SWcoms, expide la siguiente Política de protección y tratamiento de Datos Personales que en adelante, llamaremos la “Política de datos”.


1. Política de privacidad de datos personales

La política de privacidad de datos personales establece los principios que aplica SW en el manejo y la salvaguarda de los datos personales de niños, niñas, adolescentes que se conocen como "los estudiantes" y adultos (propietarios y empleados de la institución Educativa, representantes legales y/o tutores) que le son confiados, y establece las obligaciones de SW en relación con los datos personales de los usuarios que acceden a sus productos, siendo responsable de asegurar y proteger los datos personales que nos han sido confiados. El fin máximo de SW es permitir el manejo y gestión de la información académica, de comunicaciones y administrativa de forma segura, en las Instituciones Educativas de Colombia mediante su plataforma o servicios en línea SWColegios y la APP SWComs.

Para que cualquier usuario con credenciales válidas, pueda acceder a nuestra plataforma académica, debemos utilizar datos personales relacionados con credenciales y/o datos relacionados con los procesos académicos, de comunicaciones y administrativos de su Institución Educativa.   Por eso, en SW aseguramos que siempre cuidamos la información de todos los usuarios.

Basados en lo anterior, procedemos a publicar nuestra Política de datos personales y sus contenidos.


2. ¿Que son los datos personales?

Un Dato Personal o “Dato”, es todo tipo de información que identifique a una persona:

• Datos personales como nombre, apellidos, fecha de nacimiento, documento de identidad.
• Datos de contacto como teléfonos, email, dirección, ciudad.
• Datos de navegación como IP, credenciales.

DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

En SW se garantiza que en el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se asegurarán los derechos fundamentales y prevalentes (derecho a la privacidad y protección de su información personal), tal cual como en SW se garantiza que la información sólo será utilizada para procesos de la plataforma académica SWColegios y acceso a la APP SWComs, todo basado en el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, título III artículo 7.

Para los niños, niñas y adolescentes, registrados en la plataforma SWColegios y que hagan uso de la APP SWcoms la autorización de tratamiento la dará su representante legal o tutor, previo ejercicio del menor de edad de su derecho a uso de los servicios de SW; opinión que será valorada en la Institución Educativa donde se registre.   De tal forma, SW permite que la información sea administrada por su Institución Educativa que a la par de SW, también cuenta con su propia política de datos personales y que durante el ingreso a la Institución Educativa se la hacen conocer y firmar a los representantes legales o tutores de niños, niñas y adolescentes.


3. ¿Quiénes acceden a SWColegios y a la APP SWComs?

• En primera instancia: La Institución Educativa con sus directivos, administrativos y docentes.
• En segunda instancia: Las familias conformadas por Acudientes de estudiantes (Representante legal y/o tutores) y los estudiantes.

En todos los casos, los directivos, administrativos, docentes, acudientes de estudiantes y estudiantes, se denominarán el Usuario.


4. Proceso de recopilación de información del Usuario

La única forma de recopilar datos del Usuario, es cuando la Institución Educativa lo realiza mediante un proceso de inscripción como trabajador (directivos, administrativos y docentes), o cuando una familia llega a la Institución Educativa a inscribir un estudiante (acudientes de estudiantes y estudiantes).

Formas de registro de información o creación de cuentas en SWColegios:
    La Institución Educativa crea o actualiza de forma autónoma mediante acceso a la plataforma SWColegios, la información del Usuario. El Usuario ingresa a su plataforma SWColegios cuando la Institución Educativa le suministra las credenciales de acceso y actualiza sus datos de forma autónoma. La Institución Educativa suministra a SW la información de sus Usuarios para hacer carga masiva de datos a la plataforma SWColegios.

Adicional al registro de información de Usuarios mediante la plataforma SWColegios, SW recopila información de “usuarios visitantes” como nombre, teléfono, email y solicitud, usuarios que realizan contacto a través de la página web www.swcolegios.com en su sección de Contáctenos y su único fin es atender las consultas de dichos usuarios visitantes y resolverlas.


5. ¿Durante cuánto tiempo SW guarda sus Datos Personales?

Los datos personales se guardan en la plataforma SWColegios durante la vigencia de la licencia de la plataforma, la cual es determinada por la Institución Educativa y es usada durante esa vigencia para uso exclusivo de la institución Educativa.

Cuando una Institución Educativa cancela su vigencia de plataforma SWColegios, la información es eliminada de nuestros servidores y no es usada para fines comerciales ni ningún otro fin.

La información de los Usuarios que contactan a través de nuestra página web, es almacenada de forma indefinida en nuestra base de datos y a la fecha actual no es usada para ningún fin comercial, ni cedida a ninguna empresa o tercero.


6. ¿SW comparte los Datos Personales de sus Usuarios?

NO, de ninguna manera entregamos datos personales a ninguna empresa o persona no relacionada con las directivas de la Institución Educativa.

Cuando una Institución Educativa cancela su vigencia de uso de Plataforma SWColegios, SW le permite descargar toda la información de los Usuarios, y es la Institución Educativa quien queda con la información.

La Institución Educativa dentro de sus políticas de uso de datos, puede permitir a directivos, administrativos y docentes, usar la información personal de acudientes de estudiante y estudiantes para sus procesos académicos, de comunicaciones y administrativos.

7. Cuentas de Usuario

Cada Usuario tiene una cuenta propia con uno o varios perfiles según así lo disponga la Institución Educativa, es decir, si es acudiente de estudiantes y docente al mismo tiempo. En cualquier caso, el Usuario puede consultar y actualizar su información en cualquier momento mientras que la Institución Educativa tenga vigencia activa de la plataforma SWColegios.

La única forma de cancelar la cuenta de un Usuario, es que la Institución Educativa lo haga por cancelación de servicios del Usuario.

Cada Usuario tiene unos permisos de uso y consulta de información propia y de sus procesos en la plataforma SWColegios, permisos que la Institución Educativa define en el momento de activar vigencia de plataforma SWColegios.


8. ¿Cuándo SW usa sus Datos?

En los siguientes casos:

La Institución Educativa solicita a SW hacer carga masiva de los datos Al iniciar la vigencia de uso de plataforma SWColegios.
Creación de nuevos productos relacionados con la plataforma SWColegios Productos como la APP SWComs que solicita credenciales de acceso de los Usuarios y permite la visualización de los datos personales de cada Usuario. Aclaración no se comparten datos entre usuarios, a excepción que estén relacionados con procesos de comunicación, académicos y convivenciales.
Cuando existe consentimiento de la Institución Educativa para ofrecer publicidad, productos, servicios o contenido ciertamente personalizado de acuerdo a su perfil de usuario.

SW puede modificar este documento de política de datos personales en cualquier momento. Se le informarán las actualizaciones principales y lo invitamos a consultar regularmente este documento o a contactarnos por cualquier consulta.

Al seguir utilizando nuestros Servicios de página web, plataforma SWColegios y APP SWComs, usted está aceptando este documento Política de uso de datos personales y todas sus modificaciones.


9. Contactos

Para consultas o inquietudes puede hacer directamente a nuestra línea de contacto 3152902372, a través del formulario de contactos de nuestra página web en https://swcolegios.com/contactos-swcolegios.php o directamente desde la Institución Educativa a la cual pertenece.